Conditions générales de vente

Volan est un standard téléphonique automatisé destiné aux centres de contrôle technique. Il répond aux appels entrants sur un numéro dédié, prend, décale ou annule des rendez-vous, note des demandes de rappel et transfère vers un interlocuteur humain lorsque le client le demande, si un numéro de transfert est renseigné dans les réglages.

Le service est fourni à distance, sans installation matérielle chez le client. Il suppose que celui-ci renvoie sa ligne vers le numéro fourni.

L’abonnement est proposé en trois packs, selon la taille du centre, et chaque pack en trois formules. Le client choisit son pack et sa formule à la souscription :

Essentiel (environ 330 appels par mois, une quinzaine par jour) : 500 minutes par mois

Sans engagement · Engagé 12 mois · Fondateur

Standard (environ 660 appels par mois, une trentaine par jour) : 1 000 minutes par mois

Sans engagement · Engagé 12 mois · Fondateur

Grand volume (environ 1 000 appels par mois, une quarantaine par jour) : 1 500 minutes par mois

Sans engagement · Engagé 12 mois · Fondateur

Les prix, hors taxes et par mois, sont ceux de la grille tarifaire communiquée au client avant la souscription. Le prix du pack et de la formule choisis est rappelé sur la page de paiement, avant toute validation, puis dans l’espace client.

La formule sans engagement est résiliable à tout moment.

La formule engagé 12 mois donne droit à un tarif réduit en contrepartie d’un engagement de douze mois. Le choix est fait à la souscription, ou lors d’un changement de pack (article 3), et vaut pour toute la durée de l’engagement.

Les formules engagé 12 mois et fondateur peuvent être payées à l’année, d’avance : douze mois au prix de onze, en un seul prélèvement. Les recharges de minutes et les lots de SMS supplémentaires restent facturés à l’unité, lorsqu’ils sont utilisés.

Le service est activé dès la validation du paiement en ligne (carte bancaire ou mandat de prélèvement SEPA).

Les 5 premiers clients, tous packs confondus, bénéficient du tarif fondateur : sans engagement de durée, résiliable à tout moment, et bloqué à vie, c’est-à-dire garanti sans augmentation tant que l’abonnement n’est pas résilié. En cas de changement de pack, le tarif fondateur du nouveau pack s’applique. Ce tarif est attribué dans l’ordre des souscriptions, jusqu’à épuisement des places. Les tarifs proposés ultérieurement pourront être différents.

TVA non applicable, art. 293 B du CGI. Aucune TVA n’est facturée à ce jour. Si elle devient exigible, elle s’appliquera en sus au taux en vigueur, sans modification du prix hors taxes convenu.

L’abonnement comprend la mise à disposition d’un numéro de téléphone dédié, la configuration du service, et un forfait de minutes de conversation par mois qui dépend du pack souscrit : 500 minutes pour le pack Essentiel, 1 000 minutes pour le pack Standard, 1 500 minutes pour le pack Grand volume. Le compteur se réinitialise le premier jour de chaque mois ; les minutes non consommées ne sont pas reportées.

Changement de pack. Le client peut changer de pack à tout moment depuis son tableau de bord, dans les deux sens, sans préavis. Les règles ci-dessous valent pour un abonnement mensuel ; celles de l’abonnement payé à l’année suivent.

Au mois, le passage à un pack supérieur prend effet à la fin de la période mensuelle en cours, sans frais. Jusqu’à cette date, le client conserve son pack actuel ; s’il en dépasse les minutes, les recharges prévues ci-dessous s’appliquent. Le nouveau prix ne s’applique qu’à la période suivante : aucune facturation au prorata n’est pratiquée.

Le passage à un pack inférieur prend effet à la fin de la période mensuelle en cours. Jusqu’à cette date, le client conserve son pack et la totalité des minutes qui y sont attachées, puisqu’il les a déjà payées ; le nouveau prix ne s’applique qu’à la période suivante. Aucun remboursement n’est dû au titre de la période déjà facturée. Tant qu’il n’a pas pris effet, ce changement peut être annulé depuis le tableau de bord, sans frais.

Pour un abonnement payé à l’année, le passage à un pack supérieur prend effet immédiatement : la différence de prix pour la part de l’année restant à courir est facturée le jour même. Le passage à un pack inférieur prend effet à l’échéance annuelle. Aucun remboursement n’est dû.

Un changement de pack ne modifie pas la formule souscrite ni, le cas échéant, la date de fin de l’engagement de douze mois prévu à l’article 5 : celui-ci se poursuit jusqu’à son terme, au prix du nouveau pack. Seule exception : le client sans engagement peut, à l’occasion d’un changement de pack, choisir la formule engagé 12 mois. Le tarif engagé du nouveau pack s’applique alors à la date où ce pack prend effet, et l’engagement de douze mois court à compter de cette même date.

Au-delà du forfait, des recharges sont ajoutées dans les conditions de l’article 4.

L’installation et le paramétrage initial sont offerts. Aucun frais de mise en service n’est facturé.

Le dépassement du forfait n’entraîne aucune interruption du service. Le standard continue de répondre aux appels.

Le client est informé lorsqu’il atteint 80 % de son forfait, par courrier électronique et sur son tableau de bord.

Recharge automatique. Lorsque la consommation du mois dépasse le forfait (augmenté des recharges déjà acquises ce mois-ci), un complément de 300 minutes, au prix indiqué dans l’espace client et dans le courrier électronique d’alerte, est ajouté automatiquement et prélevé sur le moyen de paiement associé à l’abonnement (prélèvement SEPA ou carte). Chaque recharge fait l’objet d’une facture et d’un courrier électronique de confirmation. Les minutes ajoutées sont valables jusqu’à la fin du mois en cours et ne sont pas reportées. Le nombre de recharges automatiques est limité à 3 par mois ; au-delà, ADAI prend contact avec le client.

Le client peut à tout moment éviter les recharges en passant au pack supérieur depuis son tableau de bord, dans les conditions de l’article 3 : le nouveau pack prend effet à la prochaine échéance. Il peut aussi acquérir une recharge par anticipation, depuis le même tableau de bord.

À sa première souscription, le client bénéficie d’un essai gratuit de sept jours. L’essai prend fin plus tôt si l’assistante atteint 100 minutes de conversation. Un moyen de paiement (prélèvement SEPA ou carte) est demandé à la souscription, et rien n’est prélevé pendant l’essai.

À la fin de l’essai, l’abonnement démarre automatiquement dans le pack et la formule choisis, et le premier mois est prélevé ce jour-là. Le client est prévenu par courrier électronique avant ce premier prélèvement : deux jours avant la fin de l’essai, ou dès 80 minutes de conversation si l’essai doit s’achever plus tôt.

Il peut arrêter l’essai à tout moment depuis son espace client, sans frais : le service s’arrête alors immédiatement et le numéro attribué est restitué. Un seul essai est accordé par centre.

Chaque pack comprend un nombre de SMS envoyés chaque mois aux clients du centre (confirmations et rappels de rendez-vous) : 400 en Essentiel, 800 en Standard, 1 200 en Grand volume.

Au-delà, le client peut, s’il le souhaite et sur simple demande, acquérir des lots de 500 SMS, au prix de la grille tarifaire communiquée. Aucun lot n’est facturé sans son accord.

Sans engagement par défaut : l’abonnement est mensuel et se reconduit tacitement. Il est résiliable à tout moment depuis l’espace client, la résiliation prenant effet à la fin de la période mensuelle en cours. Aucun préavis, aucun motif et aucuns frais ne sont exigés. Le tarif fondateur suit les mêmes règles.

Avec engagement : le client qui a choisi le tarif engagé souscrit pour douze mois à compter du premier prélèvement suivant l’essai. À l’issue de cette période, l’engagement se reconduit tacitement par périodes successives de douze mois, au même tarif. Le client peut s’opposer à la reconduction depuis son espace client (« Ne pas reconduire ») ou par courrier électronique, au plus tard un mois avant l’échéance : l’abonnement prend alors fin à l’échéance. Une demande reçue moins d’un mois avant l’échéance prend effet à l’échéance suivante. Le client est informé par courrier électronique deux mois avant chaque échéance.

En cas de résiliation avant le terme de la période d’engagement en cours, le client perd le bénéfice du tarif réduit sur les mois déjà facturés de cette période. L’écart entre le prix sans engagement et le prix engagé du pack souscrit, pour chaque mois déjà facturé, devient exigible ; son montant mensuel figure dans l’espace client. Aucune autre somme n’est due au titre des mois restants.

Payé à l’année : l’abonnement court douze mois à compter du premier prélèvement suivant l’essai et se reconduit tacitement par périodes successives de douze mois, au même prix annuel, dans les mêmes conditions d’opposition et d’information que l’abonnement avec engagement. Une année payée n’est pas remboursée, en tout ou en partie, si le client y met fin avant son terme ; aucune autre somme n’est due.

La résiliation s’effectue depuis l’espace client, ou par courrier électronique à adrien@agenceadai.com.

Les paiements sont traités par Stripe Payments Europe, Ltd. L’éditeur ne collecte, ne traite ni ne conserve aucune coordonnée bancaire.

L’abonnement est prélevé mensuellement, ou une fois par an lorsqu’il est payé à l’année, par prélèvement SEPA ou par carte, à la date anniversaire de la souscription. Les factures sont émises et hébergées par Stripe, et accessibles depuis l’espace client.

En cas de rejet du prélèvement, le service n’est pas interrompu. Stripe procède à de nouvelles tentatives et le client en est informé. À défaut de régularisation dans les quinze jours suivant une mise en demeure par courrier électronique, l’éditeur peut suspendre puis résilier l’abonnement. La résiliation pour impayé rend exigibles les sommes échues et, en formule avec engagement, le rappel prévu à l’article 5. Une demande de remboursement auprès de la banque d’un prélèvement dû vaut impayé.

Les sommes sont payables à leur échéance, sans escompte pour paiement anticipé. Tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (article L441-10 du code de commerce).

Les présentes conditions s’adressent à des professionnels agissant dans le cadre de leur activité. Le droit de rétractation prévu par le code de la consommation ne leur est en principe pas applicable.

Par exception, le professionnel employant cinq salariés au plus qui conclut hors établissement un contrat n’entrant pas dans le champ de son activité principale bénéficie du droit de rétractation de quatorze jours prévu à l’article L221-3 du code de la consommation. Il l’exerce par simple courrier électronique adressé à l’éditeur, en indiquant le centre concerné.

Les enregistrements de l’assistante publiés sur le site et l’essai gratuit prévu à l’article 4 bis permettent d’éprouver le service avant tout paiement.

L’éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la continuité du service, sans garantie d’absence totale d’interruption. Le service dépend de prestataires tiers (téléphonie, synthèse vocale, hébergement), dont les défaillances échappent à son contrôle.

En cas d’indisponibilité prolongée imputable à l’éditeur, le client peut demander un avoir au prorata de la durée d’interruption. La responsabilité de l’éditeur ne saurait excéder le montant des sommes versées au titre des douze derniers mois.

Le service assiste le client dans la prise de rendez-vous ; il ne se substitue pas à son jugement professionnel, et l’éditeur ne saurait être tenu responsable des suites données à un rendez-vous ou à une demande de rappel.

L’éditeur ne répond pas des préjudices indirects, notamment une perte de chiffre d’affaires, de clientèle, ou un rendez-vous non pris. Le client est responsable du renvoi de sa ligne vers le service et de l’exactitude des informations qu’il paramètre : horaires, prestations, tarifs. Ces limitations ne s’appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive.

Dans le traitement des données des appelants, le client est responsable de traitement et l’éditeur sous-traitant au sens du RGPD. La base de données est hébergée en France ; certains sous-traitants techniques (téléphonie, synthèse vocale, hébergement du site) sont établis hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Leur liste figure dans la politique de confidentialité.

Les modalités (nature des données, durée de conservation, droits des personnes) sont détaillées dans la politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes.

Il appartient au client d’informer ses propres clients de l’existence de ce standard automatisé, dans les conditions prévues par la réglementation.

Objet et durée. L’éditeur traite, pour le compte du client et pendant la durée de l’abonnement, les données des personnes qui appellent le centre : identité, coordonnées, véhicule, motif de l’appel, enregistrement vocal et transcription. Finalités : répondre aux appels, prendre et gérer les rendez-vous, noter les demandes de rappel et de devis, envoyer les confirmations et rappels, et contrôler la qualité des réponses de l’assistante, en corriger les erreurs et assister le client.

Instructions. L’éditeur ne traite ces données que sur les instructions du client, constituées par les présentes et par les réglages de son tableau de bord. Il l’informe si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.

Confidentialité et sécurité. Les personnes autorisées à accéder aux données sont tenues à la confidentialité. L’éditeur met en œuvre des mesures adaptées : cloisonnement des données de chaque centre, chiffrement des échanges, accès restreints et vérifiés, effacement automatique selon les durées de la politique de confidentialité.

Sous-traitants ultérieurs. Le client autorise l’éditeur à recourir aux prestataires listés dans la politique de confidentialité, liés par des obligations équivalentes. Tout changement est annoncé au client au moins trente jours à l’avance ; le client qui s’y oppose peut résilier sans frais. L’éditeur demeure responsable envers le client de l’exécution de leurs obligations. Les transferts vers les États-Unis reposent sur le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) pour les prestataires certifiés, et à défaut sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Assistance. L’éditeur aide le client à répondre aux demandes des personnes (l’effacement se fait depuis le tableau de bord), et pour ses obligations des articles 32 à 36 du RGPD : sécurité, notification des violations, analyse d’impact et consultation préalable.

Violation de données. L’éditeur notifie au client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification.

Fin du contrat. À la fin de l’abonnement, le client choisit : l’éditeur lui restitue les données sur simple demande, puis les supprime dans un délai de trois mois, sauf obligation légale de conservation.

Contrôle. L’éditeur tient un registre de ses traitements et met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, y compris lors d’un audit mené par le client ou par un auditeur qu’il mandate, tenu à la confidentialité, avec un préavis de trente jours.

Obligations du client. Le client garantit la licéité des instructions qu’il donne et informe ses propres clients de l’usage du service.

Intelligence artificielle. L’assistante est un système d’intelligence artificielle dont l’éditeur est le fournisseur, et qui s’appuie sur des modèles de tiers ; le client en est l’utilisateur (« déployeur ») au sens du règlement européen sur l’intelligence artificielle (UE 2024/1689). Elle informe chaque appelant, dès le début de l’appel, qu’il échange avec une intelligence artificielle.

L’éditeur peut modifier les présentes conditions, y compris les prix, hors période d’engagement en cours. Toute modification substantielle est notifiée par courrier électronique au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Le client qui la refuse peut résilier sans frais avant cette date.

Les tarifs fondateurs mentionnés à l’article 2 ne sont pas concernés par cette faculté : ils restent acquis pour la durée de l’abonnement.

Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties rechercheront une solution amiable avant toute action. À défaut, compétence est attribuée aux tribunaux du ressort du siège de l’éditeur.

Les coordonnées de l’éditeur figurent dans les mentions légales.